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Ottimizzazione dei processi aziendali

Ottimizzazione dei processi aziendali

"Ciò che conta è come si dispiegano le vele, non come soffia il vento"
Kurt Tepperwein (imprenditore tedesco)

 

Il mercato di oggi pone l’innovazione e il continuo adattamento del proprio business come ‘core’ delle organizzazioni aziendali, cambiamento che risulta essere dettato anche dalla necessità di porre particolare attenzione al miglioramento dei processi aziendali, ponendoli ad una continua verifica sia della validità che della qualità dei servizi erogati.

Poiché i risultati sono prodotti attraverso applicativi legati alle procedure è necessario che un'azienda abbia la possibilità di far evolvere i propri processi al fine di adeguarsi ai cambiamenti del proprio business rimanendo competitiva ed efficiente.[Leggi "Propensione al cambiamento"]

Per capire ed analizzare i processi prima dobbiamo partire nel definire il “Processo Ottimo”:

“Un processo ottimo può essere definito come un insieme di attività che massimizza i profitti e/o minimizza i costi, soddisfacendo contemporaneamente sia le aspettative del committente che tutti i vincoli tecnologici e organizzativi dell’azienda. […]”

In questo ambito si utilizzano delle tecniche di ottimizzazione che permettono di migliorare i processi, garantendo una serie di vantaggi qualitativi e quantitativi, generalmente trasformati in elevati livelli di produttività e di servizio, oltre che ad un miglior utilizzo delle risorse.

Indipendentemente dalla tecnica utilizzata si definisce in primis l’obiettivo dell’ottimizzazione, concentrandosi su alcuni luoghi comuni come “Abbattere i costi, il Grado di servizio, la velocità dei processi ecc”. Questo primo passo permette di non perdere mai di vista l’obiettivo aziendale relativo a quell'ambito, potendo così iniziare ad analizzarlo in modo approfondito e coerente.

Tutte le linee di pensiero si possono racchiudere in due fondamentali fasi di ottimizzazione:

1.       Business Process Analysis (BPA)

2.       Business Process Management (BPM)

Nella prima fase (BPA) ci si concentra principalmente nell’analisi dell’azienda e dei suoi attuali processi, identificando le esigenze, rappresentando e descrivendo i flussi utilizzati e scovando le criticità. In questa fase è molto importante definire le figure organizzative coinvolte nei processi, definire i ruoli e le responsabilità annesse, identificando anche i sistemi a supporto dei flussi.

Analizzato i processi più critici e trovato i punti negativi dei flussi aziendali, il Business Process Management (BPM) si dedica al miglioramento e l’efficienza, aumentando produttività e qualità.

Individuando le aree di miglioramento e rappresentando i processi ottimizzati con eventuali nuovi assetti organizzativi, si poseranno buone basi per l’analisi successiva. Con la continua evoluzione della tecnologia e dell’informatica, la digitalizzazione dei processi aziendali andrà sempre più crescendo, riducendo rischi e sbagli da parte degli operatori, avvalendosi così di strumenti e software di gestione che velocizzeranno e ottimizzeranno i flussi.

La definizione precedente di “processo ottimo” rende le strategie e le decisioni non più dipendenti dall’esperienza dei singoli, ma contenute nel processo stesso: la capacità di migliorare e di adattarsi al business si sposta in tal modo dagli individui alla struttura aziendale.

Come diceva Lawrence M.Miller (scrittore americano) "L'eccellenza non si identifica con un risultato preciso. Fa parte, piuttosto, dello spirito di un'organizzazione, è un processo che non finisce mai"

"L'eccellenza non si identifica con un risultato preciso. Fa parte, piuttosto, dello spirito di un'organizzazione, è un processo che non finisce mai"
Lawrence M. Miller (consulente e scrittore americano) - See more at: http://www.qualitiamo.com/frasi/argomento/eccellenza.html#sthash.rXbfly5...
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